文書決裁とマニュアルづくりと

今日は近隣の学校の人らとの研究会に出かけてきました。 この会議で行っているのは、細かい内容はさて措き、 簡単に言うと業務内容の「マニュアルづくり」のようなものです。 まあ私はぺーぺーなのでやりとりを聴いているだけなのですが、 仕事にとって、つくづく 文書で提案し、記録に残すことの大切さを感じます。 学校というのは悪い意味で口伝えによる慣習が横行するところで、 会議など公の決定を経ずして、 「去年もやってたから」 「毎年○○役の人がやってたから」とかいう よく分からない理由の、 「えっそんなの聞いてないよ」 「どのプリントにもそんなの書いてないよ」なんていう ニューカマーにとって鼻をつままれたような事態に出くわします。 ずっとその組織にいる人は慣れっこなのかもしれませんが、 新参者にとってそうした「暗黙の慣習」の存在は 大きな脅威です。 慣習に頼ってばかりの組織は、何か行事をする際にも 「○○さんに聞いたらわかるよ(文書に残ってないから）」と 往々にして人間頼みになるものですが、 それによって、 ・新参者が一人で行動できない ・肝心の○○さんの記憶が曖昧で混乱する といった弊害が起こります。 毎年少なくない転勤者を迎える組織にとって、きちんと文書が 残っているかそうでないかの違いは、その後の行動に大きな 影響を及ぼすことでしょう。 無論、ただ何でも保存しておけばいいというモノではなく、 いつでも、誰でも参照可能である ことが必須です。 これについてはまた…